E-Fatura ve E-Defter

Öteden beri mesleği icra eden genç arkadaşlara mesleğin ivme kazanacağını söylerken kesinlikle teknoloji ile barışık olmalarını ayrıca en az bir yabancı dil öğrenmelerini tavsiye ettim. Bugün teknolojik kısmını devlet yasalar ile zorunlu hale getirdi kaldı yabancı dil bu da kişinin kendi iradesinde. Bu iki özelliğin yanında mesleki olarak da branşlaşanlar kesinlikle aramızda kreatif bir duruş sergileyecektir.

VUK. Genel tebliğlerine göre 2020 yılından itibaren meslek hayatımız geniş yer tutacak olan e fatura ve e defter uygulamalarında yardımcı olmasını düşündüğüm bazı bilgileri araştırarak derleyip siz meslektaşlarım ile paylaşmak istedim. Umarım faydalı ve yol gösterici olur.

Düzenlediğiniz E- FATURALARI iptal etmek için, fatura numarası ve fatura tutar bilgilerini imzalayıp fatura iptal talebi oluşturmanız gerekmektedir. Faturayı adına düzenlediğiniz mükellef fatura iptal talebine onay verdikten sonra fatura iptal olacaktır.

Adınıza gelen faturaların, iptal taleplerini listeyebilir, istediğiniz taleplere imza kartınız ile imzalayıp onay verebilirsiniz.

Temel ve Ticari faturadan ve iptal işlemleri nasıl yapılır.

a. Temel ve Ticari E-Fatura Arasındaki Fark Nedir?

b. Temel Fatura Nasıl Reddedilir?

c. Ticari Fatura Nasıl Kabul ya da Reddedilir?

d. Kabul Edilen Bir Ticari Fatura Nasıl Reddedilir?

e. Neden Ticari Fatura?

E-Fatura/E-Arşiv kullanıcıları faturalarını oluşturup gönderirken, faturanın karşı tarafa e-Fatura olarak mı yoksa e-Arşiv olarak mı gönderileceği sistem tarafından otomatik olarak belirlenir.

Şayet göndereceğiniz faturanın şekli e-faturaysa, faturanızın senaryosunu Temel veya Ticari e-fatura olarak belirlemeniz gerekiyor.

Faturanızın senaryosunu “Temel e-Fatura” olarak belirlemek isterseniz, karşı tarafa ilettiğiniz e-fatura, herhangi bir onay beklemeden direkt olarak kabul edilmiş olarak  algılanır.

Eğer, faturanızı;

“Ticari e-fatura” şeklinde oluşturursanız, karşı tarafa onay veya ret seçenekleri sunmuş olursunuz. Faturanızı gönderdiğiniz kişi, faturayı inceleyip kabul edebilir, reddedebilir veya iade edebilir.

Temel fatura, klasik kağıt faturanın elektronik ortamdaki karşılığıdır ve ret süreçleri de birbirine benzer.

Faturayı alan taraf faturayı reddetmek için notere başvurabilir veya KEP adresi üzerinden karşı tarafa, iadeli taahhütlü posta ile gönderebilir.

İki tarafta uzlaşmış ise, herhangi bir problem ile karşılaşılmaz ve iki tarafta bu faturayı beyannamesinde kullanamaz.

Ticari e-faturalarda ise, faturayı kabul ya da reddetmek için 8 günlük bir süreniz bulunuyor. Bu süre boyunca faturanızı inceleyip değerlendirerek kararınızı verebilirsiniz. Ancak, eğer faturanızı 8 gün içerisinde reddetmediyseniz, otomatik olarak faturayı kabul etmiş sayılırsınız.

Entegratör yöntemini kullanıyorsanız, faturanızı entegratörünüzün sağladığı sayfa üzerinden kabul edebilir veya reddedebilirsiniz.

Gelir İdaresinin sunduğu portal sistemini kullanıyorsanız da, ilgili faturayı seçip, mali mührünüzü kullanarak faturayı imzalamalı, ardından da yanıtınızı karşı tarafa iletmelisiniz.

Ticari faturanın istenmeden kabul edildiği durumlarda, faturayı reddedebilmek için KEP sistemi üzerinden faturayı oluşturan tarafa, bu durum ile ilgili bir yazı göndermeniz gerekiyor. Eğer faturayı kesen tarafın da buna bir itirazı yoksa, bu yazıyı iki tarafta arşivine ekler ve fatura iptal edilmiş olur. İptal edilen bu faturaya beyannamede yer verilmez. Eğer bu usul ile anlaşma olmaz ise tıpkı kağıt faturada olduğu gibi 8 içinde noterden geri gönderilebilir.

E-Fatura döneminden önce işletmeler, faturalarını kendi içlerinde bir onay sürecinden geçirmek istiyordu ancak faturaların iptal süreçlerinin zorluğundan şikayetçiydi.

Önceden bu gibi durumlar için proforma fatura olarak bilinen bir teklif faturası sunulur, bu fatura onaylanırsa gerçek fatura oluşturulur ve yine onay sürecinden geçerdi.

İptal edilmek istenilen faturalar içinse, noter gibi pahalı ve zahmetli yollar izlenirdi.

E-Fatura ile birlikte tanıştığımız Ticari faturanın en büyük avantajı ise, faturayı alan tarafa 8 günlük bir değerlendirme süresi tanıması.

Bu süre içerisinde, işletmeler faturalarını inceleyebilir ve kolayca kararını verebilir.

Vergi Usul Kanunu gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin merkezi bir platform (Gelir İdaresi Başkanlığı) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik belgeye e-Fatura adı veriliyor. Bu faturaların hukuki açıdan basılı bir faturadan hiçbir farkı bulunmuyor.

Yine internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapanlara büyük kolaylıklar sunan e-Arşiv uygulaması ise faturanın Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlediği standartlara uygun bir biçimde elektronik ortamda oluşturulması, muhafazası, ibrazı ve raporlaması olarak tanımlanıyor.

İki kavram arasındaki farkı çok daha basitçe anlatmaya çalışırsak; e-Fatura gönderdiğiniz müşteriniz e-Fatura sistemine henüz geçmemiş ise ona e-Arşiv fatura göndermiş oluyorsunuz.

Müşterinize gönderdiğiniz bu fatura e-Arşiv sisteminden geçtiği, yani Gelir İdare Başkanlığı tarafından kayıt altına alınmış olduğu için yasal anlamda geçerli bir fatura olarak kabul ediliyor. Müşteriniz arzu ederse e-Arşiv faturayı dijital olarak arşivleyebildiği gibi dilerse çıktısını da alabiliyor. Çıktısını aldığı faturanın basılı faturadan yasal anlamda hiçbir farkı bulunmadığı için müşterinize ayrıca bir basılı fatura gönderme zorunluluğunuz ortadan kalkmış oluyor.

Özellikle internet satıcılarının sık karşılaştığı sorunlardan biri; satışı yapılan ve faturası kesilen bir ürünün kargosunun geri dönmesi durumunda ortaya çıkan fatura iptal etme ihtiyacıdır.

Bu ve benzer başka sorunlar göz önünde bulundurularak, Gelir İdaresi’nin e-Arşiv faturaların iptali ile ilgili tavsiye ettiği 3 farklı yöntem bulunuyor.

1) E-Arşiv faturanızı alan taraf bir işletme ise, size bir iade faturası oluşturabilir. Bu şekilde, herhangi bir iptal işlemi yapmak durumunda kalmazsınız.

2) Eğer faturayı alan taraf bir son kullanıcı ise, faturanın alt tarafında bulunan “iade” bölümünü doldurarak size geri gönderebilir ve siz bu imzalı bölümü “gider pusulası” olarak kullanabilirsiniz. Böylece, muhasebesel olarak faturanızı iptal etmiş sayılırsınız.

3) Faturasını iptal etmek istediğiniz siparişinizin içerisinde bulunan “İptal” butonuna basarak iptal işleminizi gerçekleştirebilirsiniz. Ancak burada diğerlerinden farklı olan önemli nokta ise, sizin veya müşterinizin bu faturayı aylık beyannamesinde kullanmamış olması.

2020 yılından itibaren E Defterlerde berat göndermek yerine defterin kendisi gönderilecek.

Buna göre e-defterleri göndermeden önce Kasa Hs, Banka Mevduat ve Kredi Hs. Çek ve senetler ile ilgili hesaplar, Ücret ve tevkifata tabi giderlerin beyannameler ile uyumu kontrol edilmeli sistem ekran gerisinde yapacağı denetim ile sıkıntı yaşatabilir.

Ayrıca geçici vergi dönemlerinde maliyet ve yansıtma virmanları yapmayıp yıl sonunda bu hesaplamaların yapılması durumunda dönemler arasında doğabilecek  uyumsuzlukları  düzeltme  imkanına açısından  daha uygun olur düşüncesindeyim.