SİTE YÖNETİMLERİNDE ETKİN YÖNETİM, MALİ DİSİPLİN VE MUHASEBE SÜREÇLERİ
Ülkemizde, imar revizyonlarıyla birlikte hızla yaygınlaşan ve mahalle kültürünü giderek ortadan kaldıran toplu yaşam alanlarının sosyolojik ve ekonomik açıdan çeşitli avantajları ve dezavantajları bulunmaktadır. Bu yaşam alanlarının en büyük sorunlarından biri ise kuşkusuz Bütçe yönetimidir.
Bütçenin planlanan şekilde uygulanması ve gelir-gider dengesinin korunması ile kaynakların doğru kullanılması etkili bir yönetim anlayışının temel göstergeleri arasında yer almaktadır.
Site yönetimlerinin başlıca yasal dayanağı ise 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’dur. Site yönetimlerinde başlıca üç hukuki organ bulunmaktadır: Maliklerden oluşan Genel Kurul, Genel kurul tarafından seçilen Bina Temsilcisi ve Bina temsilcileri tarafından seçilen Yönetim Kurulu. Bu yapılar, site yönetimlerinin hukuki ve idari işleyişinde temel organlar olarak görev yapmaktadır.
Sermaye şirketlerinde ana sözleşme, dernek ve vakıflarda tüzük ne anlam ifade ediyorsa; bina yönetimlerinde de tapu müdürlüğüne tescil edilen Bina Yönetim Planı aynı öneme sahiptir. Yönetim planı, ortak yaşamın kurallarını ve yönetim sisteminin temel çerçevesini belirleyen en önemli belgelerden biridir.
Site Yönetimlerinde Mali Yapı, Disiplin ve Muhasebe Düzeni
Site yönetimi işi, her ne kadar doğrudan Mali Müşavirlik mesleğinin konusu olmasa da, bütçe hazırlamak, bütçeyi uygulamak, gelir ve giderleri izlemek ve mali disiplini sağlamak ciddi bir matematiksel ve finansal beceri gerektirmektedir. Bu nedenle, kanaatimce her site yönetiminin bir Mali Müşavir ile sözleşme yaparak profesyonel hizmet alması yararlı olacaktır.
Site yönetimi, yasal olarak ticari faaliyet niteliğinde olmadığı için Katma Değer Vergisi ile Gelir/Kurumlar Vergisi bakımından mükellefiyet doğurmamaktadır. Bağlı olduğu Vergi dairesinde yalnızca Muhtasar mükellefiyeti tesis ettirilir.
Aidat tahakkuklarının, tahsilatların, bina giderlerinin, ücret bordrolarının ve diğer belgelerin bir tacir gibi TTK hükümlerine göre kaydedilmesi ve delil niteliği taşıması için, İşletme defteri ya da Yevmiye/Kebir/Envanter defteri tasdik ettirilmesi gerekmektedir. Uygulama kolaylığı, mali kontrol ve hesap verilebilirlik açısından bilanço usulüne göre defter tutulmasını tavsiye ederim. Bu defterlerin yanı sıra; Demirbaş Defteri, Yıllık İzin Defteri, Evrak Kayıt Defteri, Personel Zimmet Defteri, Güvenlik Ziyareti Defteri gibi yardımcı defterlerin tutulması da yönetim kurulunun yararına olacaktır.
Yönetim Organları, Yetki ve Sorumluluklar
Site yönetimlerinde temel sorumluluk yönetim kuruluna aittir. Yönetim planında aksine bir hüküm yoksa 3 yılda bir genel kurul yapılarak Bina temsilcisi ve Yönetim Kurulu organları yeniden belirlenir.
Yeni belirlenen yönetim kurulu için genel kurul kararı ve bina temsilciler kurulu kararı ile birlikte yeni imza sirkülerinin çıkarılması gerekir. Ayrıca yeni yönetim kurulu başkanı adına yeniden SGK şifresi alınması gerekmektedir.
Yukarıda da ifade ettiğimiz üzere, Site yönetimlerinin KDV mükellefiyeti olmadığı için yapılan harcamalar ve satın alınan temizlik malzemeleri ile diğer sarf malzemelerine ilişkin faturalar, gider hesaplarına KDV dâhil tutar üzerinden kaydedilir.
Bilanço usulüne göre defter tutulmasının tercih edilmesi halinde, her yıl haziran ayında yevmiye defterinin kapanış tasdikinin yaptırılması zorunludur. Ayrıca Site Yönetimlerinin e-defter zorunluğu bulunmamaktadır.
Personel Bordrolarında Vergi İstisnası Uygulamaları
Site Yönetimlerinde personel bordrosu hesaplamasında sıklıkla karşılaşılan önemli bir hata bulunmaktadır. Bu hata, 193 Sayılı Gelir vergisi Kanunu’nun 23. Maddesinin 6. Fıkrasında yer alan kapıcılara tanınan gelir vergisi istisnasının Bina Yönetimlerince uygulanıyor olmasıdır.
Asgari ücrete isabet eden Gelir Vergisi istisnası dışına başka bir vergi muafiyeti bulunmamaktadır. Bu nedenle personel bordrolarının hazırlanmasında ilgili mevzuat hükümlerinin doğru değerlendirilmesi ve uygulamada hataya düşülmemesi büyük önem taşımaktadır.
Şeffaflık, Hesap Verebilirlik ve Sürdürülebilir Ortak Yaşam
Kat Maliklerine ve sorumlu olunan kamu kurumlarına karşı hesap verebilirliğin açık olduğu, şeffaf yönetim anlayışının benimsendiği yapılarda ortak yaşam kültürü daha güçlü hale gelir.
Ortak yaşam alanlarının düzenli biçimde yönetilmesi, kat sakinlerinin huzur ve güven içinde yaşamalarının sağlanması ve hedeflenen bütçenin gerçekleşen bütçeyle uyumlu olması, bu işin profesyonelce yürütülmesinin doğal bir sonucudur.
Unutulmamalıdır ki site yönetimi yalnızca aidat toplamak ve giderleri ödemekten ibaret değildir. Site yönetimi; ortak yaşamı düzenlemek, kaynakları doğru kullanmak, mali disiplini sağlamak, güveni tesis etmek ve sürdürülebilir bir yaşam alanı oluşturmak demektir.
Sizler de ister sakini olduğunu sitelerde isterse yönetim kademesinde görev aldığınız yapılarda sorumluluklarınızı bilerek hareket ettiğinizde, huzurun ve güvenin tesis edilmesinde önemli katkı sağlamış olursunuz.
Site yönetimleri hakkında genel hatlarıyla bilgi verdiğimiz makalemizin sonuna geldik. Bir sonraki makale konumuz “Site Yönetimlerinde Bütçe Hazırlama” üzerine olacaktır. Takipte kalmanızı rica eder, esenlikler dilerim.
Cengiz TAŞTAN
İSMMMD Yönetim Kurulu Üyesi
Bir yanıt bırakın