Elektronik Muhasebe Fişi

Aslında var olan bir şeydi ama kimse doğru düzgün uygulamıyordu. Çünkü kimse sormuyor ve istemiyordu. efatura edefter eğitimlerimde de anlatmıştım, benim gibi 90 lar ve daha öncesinde muhasebe işine başlamış olanlar iyi bilirler. Matbaadan bastırdığımız veya kırtasiyeden aldığımız mahsup, tahsil, tediye fişlerine fatura makbuz ve diğer belgeleri 10’ar günlük dönemler halinde liste olarak çıkarır ve bu mahsup, tahsil ve tediye fişlerine sıra numarası vererek bunları yevmiye defterine tek bir kayıt yapardık. Haliyle 10 gün içinde ister 1 tane ister 100 tane olsun faturalar tek bir kayıt ile yevmiye defterine işlenebiliyordu. 90 lardan bu yana defterlerin işlenmesi ile ilgili hiçbir değişiklik olmadı. O dönemlerde kayıt nasıl yapılıyorsa şimdilerde de aynı şekilde yapılıyor. Sadece şekli değişti. Yeni çıkan paket programlar sayesinde fişlerin içine faturalar satır satır kayıt ediliyor faturalar tek tek satırlarda gösteriliyor. Hal böyle olunca muhasebe fişine de gerek kalmıyordu. Ancak hayatımıza edefter girdiğinden beri muhasebe fişleri önem kazanmaya başladı. Edefterin teknik mimari yapısı da 90 lardaki sisteme uygun olarak geliştirildi. Her bir fatura, makbuz, dekont gibi belgeleri ayrı ayrı muhasebe fişine kayıt ettiğiniz sürece muhasebe fişi ile hiçbir işiniz olmamaktadır. Ancak birden fazla faturayı tek bir fiş içinde kayıt edip edefter hazırlarsanız karşınıza o zaman muhasebe fişi çıkmaktadır. Muhasebe fişlerini 3 nolu edefter tebliği çıkmadan önce kağıt olarak çıktı alıp numara vererek firma kaşe ve imzası yaparak faturalar ile birlikte saklamak gerekiyordu. Hala daha bu şekilde yapmak gerekiyor. 3 nolu elektronik defter tebliği ile bu fişlerin elektronik olarak imzalanması ve elektronik olarak saklanması imkanı getirildi. Tabi bu da başımıza başka sıkıntılar getirdi. Çünkü elektronik verilerin kayıt zamanı tarihi ve başka bir çok bilgisi verinin içine gömülmektedir. Haliyle hangi belgeyi hangi tarihte kayıt ettiğiniz ayan beyan ortaya çıkmaktadır. Belgelerin resmi deftere kayıt süresinin 10 gün olduğunu düşünürseniz bu belgelerin geç kayıt edilmesinden dolayı başımıza çıkabilecek cezai müeyyideleri siz düşünün.

Bundan sonra ne yapılması gerekir? paket programların hepsinde edefter için geliştirilmiş imkanlar bulunmaktadır. Bunlardan birisi şudur, toplu olarak işlenen belge (fatura, makbuz, çek vs.) fiş böl ve belgelere göre fiş oluştur ile her bir belgeye ayrı fiş oluşturmaktadır. Bu şekilde kayıt ettiğiniz fişler için elektronik muhasebe fişi oluşturmanıza gerek kalmamaktadır. Edefter için bu kayıt şekillerine dikkat ederseniz muhasebe fişleri ile işiniz olmayacaktır.