İş Hukukunda KEP ile Bildirim Dönemi Başladı

İş Hukukunda KEP ile Bildirim Dönemi Başladı

 

24 Temmuz 2025 tarihli ve 32965 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 7555 sayılı Kanun ile 4857 sayılı İş Kanunu’nun 109. Maddesi değiştirilmiştir. Yapılan düzenlemeyle, işçi ve işveren arasındaki bazı bildirimlerin Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) üzerinden yapılabilmesine ilişkin açık bir hukuki dayanak getirilmiştir.

Düzenleme, Kanun’un yayımlandığı 24 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

Bildirimler Nasıl Yapılabilecek?

İş Kanunu’nun değiştirilen 109. maddesine göre, Kanun’da öngörülen bildirimler;

• Yazılı olarak ve imza karşılığında veya
• İşçinin yazılı kabulü bulunması şartıyla KEP hesabı üzerinden yapılabilecektir.

Dolayısıyla KEP kullanımı zorunlu değildir. İşverenler, mevcut yazılı bildirim yöntemini kullanmaya devam edebilecekleri gibi gerekli şartları sağlamaları hâlinde KEP sistemine de geçebilecektir.

İşçinin Yazılı Kabulü Zorunludur

İşçiye KEP üzerinden bildirim yapılabilmesi için işçinin önceden yazılı kabulünün alınması gerekir. İşveren, işçinin yazılı kabulü olmadan tek taraflı olarak KEP üzerinden bildirim yapamaz.

Bu kabul;

• İş sözleşmesine eklenecek bir hükümle,
• İş sözleşmesine ek protokolle veya
• Ayrı bir KEP kullanım kabul formuyla alınabilir.

Kabul metninde işçiye ait KEP adresinin ve bu adres üzerinden yapılabilecek bildirimlerin açıkça belirtilmesi uygun olacaktır.

Hangi bildirimler KEP üzerinden yapılabilir?

İşçinin yazılı kabulünün bulunması şartıyla, iş sözleşmesini doğrudan sona erdirmeyen bildirimlerin KEP üzerinden yapılması mümkündür. Örneğin;

• Savunma istemi,
• Uyarı ve ihtar bildirimleri,
• Disiplin işlemleri,
• Görev veya işyeri değişikliği bildirimleri,
• Çalışma koşullarında değişiklik önerileri,
• İzin ve benzeri insan kaynakları bildirimleri KEP üzerinden gönderilebilir.

Ancak KEP, yalnızca bildirimin gönderildiğini ve muhatabına ulaştığını hukuken ispatlayan bir araçtır. İşçinin ayrıca yazılı kabulünün gerektiği işlemlerde KEP bildirimi tek başına yeterli değildir.

Örneğin çalışma koşullarında esaslı değişiklik önerisi KEP üzerinden gönderilebilir; ancak değişikliğin uygulanabilmesi için İş Kanunu’nun 22. maddesi uyarınca işçinin yazılı kabulünün ayrıca alınması gerekir.

Fesih bildirimleri KEP ile yapılabilir mi?

Yeni düzenlemede;

“İş sözleşmesinin feshi sonucunu doğuracak bildirimler her hâlde yazılı yapılır.”hükmüne yer verilmiştir.

Bu nedenle iş sözleşmesini sona erdiren fesih bildirimlerinin yalnızca KEP üzerinden yapılması hukuki risk taşımaktadır. Fesih bildiriminin yazılı bir belgeyle, fesih nedeni açık ve kesin şekilde belirtilerek, işçiye imza karşılığında tebliğ edilmesi en güvenli yöntemdir.

İşçi bildirimi imzalamaktan veya teslim almaktan kaçınırsa, bu durum işyerinde düzenlenecek ayrıntılı bir tutanakla tespit edilmelidir. Gerektiğinde noter veya Tebligat Kanunu’na uygun tebligat yöntemleri kullanılmalıdır.

Normal E-Posta ve WhatsApp yeterli mi?

Kanun’da elektronik bildirim yöntemi olarak açıkça KEP sistemi gösterilmiştir. Bu nedenle normal e-posta, SMS, WhatsApp veya şirket içi mesajlaşma sistemleri, KEP üzerinden yapılan hukuki bildirimin yerine geçmez.

Bu yazışmalar uyuşmazlık hâlinde delil olarak değerlendirilebilse de kanunda öngörülen bildirim usulünün yerine geçtiği kabul edilmemelidir.

KEP Maliyetlerini İşveren Karşılayacak

KEP sisteminin kurulması ve kullanılmasından kaynaklanan maliyetler işveren tarafından karşılanacaktır. Bu giderlerin işçiye yansıtılması veya işçinin ücretinden kesilmesi mümkün değildir.

İşverenlerin Yapması Gerekenler

KEP sistemini kullanmak isteyen işverenlerin;

• İşçilerden yazılı KEP kullanım kabulü alması,
• İşçilerin KEP adreslerini personel dosyalarında saklaması,
• Gönderim ve teslim kayıtlarını muhafaza etmesi,
• KEP maliyetlerini karşılaması,
• Fesih bildirimlerini KEP uygulamasından ayrı tutması,
• İş sözleşmesi, personel yönetmeliği ve bildirim prosedürlerini yeni düzenlemeye göre güncellemesi gerekmektedir.

Sonuç

7555 sayılı Kanun ile yapılan değişiklik, iş hukukundaki bildirim süreçlerinin dijitalleşmesi bakımından önemli bir adımdır. İşçinin yazılı kabulü bulunması şartıyla KEP üzerinden yapılan bildirimler, gönderim ve teslim tarihlerinin güvenilir biçimde ispatlanmasını sağlayacaktır.

Bununla birlikte KEP kullanımı, her işlemin elektronik ortamda tamamlanabileceği anlamına gelmemektedir. Özellikle iş sözleşmesini sona erdiren fesih bildirimlerinin yazılı yapılması, işçinin ayrıca kabulünün gerektiği işlemlerde ise bu kabulün ayrıca alınması gerekir.

Bu nedenle işverenlerin KEP sistemine geçmeden önce iş sözleşmelerini, personel belgelerini ve insan kaynakları bildirim süreçlerini yeni düzenlemeye uygun şekilde yeniden yapılandırmaları önem taşımaktadır.

Mevzuat Dayanağı: 7555 sayılı Kanun’un 23. maddesi ve 4857 sayılı İş Kanunu’nun 109. maddesi.

Fuat AYDOĞDU

İSMMMD Yönetim kurulu üyesi